Il faut distinguer entre
- un local d’archives servant à héberger vos archives courantes et intermédiaires ayant encore une utilité administrative et/ou juridique ;
- un dépôt d’archives destiné à conserver les archives définitives et historiques, qui doit répondre à des standards plus élevés.
En ce qui concerne votre local d’archivage pour vos archives courantes et intermédiaires, il importe de prévenir les risques tels que l'exposition à l’eau, le feu, les variations de températures, l'humidité, la poussière, les rongeurs, la perte, le vol, la saturation d'espace, etc.
Les documents endommagés peuvent être réparés ou restaurés par des experts en la matière. Adressez-vous aux Archives nationales en cas de besoin.
Prévenez tout endommagement
Pour prévenir tout endommagement ainsi qu’une restauration souvent coûteuse, nous conseillons le respect des exigences minimales suivantes:
- Une implantation adéquate :
- Le sol doit supporter le poids des archives. Le papier est lourd ;
- Les espaces avec des canalisations, les greniers sous les toits sont à éviter en raison des risques d’infiltration d’eau, resp. des fortes variations de températures ;
- Les portes d’entrée doivent être adaptées à l’entrée ou à la sortie de palettes pour le transport des boîtes d’archivage. L’accès au dépôt par ascenseur est conseillé.
- Le sol doit supporter le poids des archives. Le papier est lourd ;
- Une bonne gestion du climat intérieur. Des contrôles réguliers de la température, de l’humidité et de l’aération sont nécessaires ;
- Un éclairage adapté ;
- L’installation de rayonnages adéquats soutenant le poids des archives et ayant des fixations adéquates ;
- Une bonne sécurisation des lieux permettant de restreindre l’accès aux personnes autorisées et la fermeture à clé des espaces de stockage ;
- Une propreté des lieux adéquate.
N'utilisez ces locaux que pour le stockage d’archives. Le stockage parallèle de produits ménagers ou d’entretiens, d’aliments ou d’autre matériel est interdit.