© Joe Goergen
Chaque document ou dossier doit être décrit pour le rendre identifiable. Une bonne description est claire, précise et concise. Elle évitera des abréviations ou une terminologie qui ne sont pas comprises de tous les utilisateurs.
Eléments obligatoires d’une bonne description :
- Le titre : sujet ou thème traité ;
- La date : soit la date du document lui-même, soit les dates extrêmes, c’est-à-dire la date du document le plus ancien et la date du document le plus récent contenu dans un dossier.
Eléments facultatifs :
- L’auteur ;
- L’identifiant : un numéro d’ordre renvoyant à un registre, une base de données, une codification particulière à l’activité, etc.