Evaluer et trier

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© Joe Goergen

Tous les documents ne sont pas à conserver. Après un certain temps, ils perdent leur utilité administrative et/ou juridique. A ce moment se pose la question de savoir ce qui est conservé comme archives historiques et ce qui peut être détruit.

Tri judicieux

  • il optimise la gestion documentaire en ne conservant que ce qui doit l’être,
  • fait gagner de l’espace et de l’argent pour frais de stockage,
  • baisse le risque de destruction, par manque de place, des documents qui devraient être conservés.

Cette évaluation, c’est-à-dire la décision sur ce qui doit être conservé et ce qui doit être détruit, est réalisée en étroite collaboration par :

  • les archivistes de métier, experts quant à la valeur patrimoniale des documents
  • les services producteurs au sein des administrations, connaissant la valeur administrative, juridique et financière des documents

Les décisions sont prises d’un commun accord

Ensemble, nous déterminons pour chaque type de document sa valeur administrative et juridique (valeur primaire) et sa valeur patrimoniale et historique (valeur secondaire). Les Archives nationales vous informent sur les critères de la valeur patrimoniale, les types de documents ayant une valeur patrimoniale ainsi que les types de documents n’ayant aucune valeur patrimoniale.

Ces décisions sont inscrites dans un tableau de tri. Sur base de ce dernier, les documents à conserver en raison de leur intérêt historique et patrimonial sont finalement triés de ceux qui sont destinés à la destruction. Notre rubrique « Eliminer ou verser » fournit plus de détails à ce sujet.

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© Joe Goergen

Tableau de tri

Le tableau de tri est une liste articulée le plus souvent autour du plan de classement de l’institution. Il recense les documents produits ou reçus par chaque organisme dans le cadre de son activité et de la conduite de ses affaires.

Ce tableau mentionne notamment la durée d’utilité administrative (DUA) des documents, leur sort final - conservation ou destruction - et les références légales le cas échéant.

L’institution en question et les Archives nationales sont co-responsables pour la réalisation du tableau de tri.

  • Soit les ANLux réalisent le tableau de tri en accord avec une loi sur l'archivage, dont le projet est actuellement déposé à la Chambre des Députés. Dans ce cas, les ANLux mènent le projet en collaboration étroite et active avec l’institution. Afin de bien préparer le projet, le référent archives au sein de l’institution doit suivre une formation auprès de l’INAP
  • Soit l’institution prend elle-même l’initiative de réaliser un tableau de tri. Les ANLux peuvent alors apporter des conseils méthodologiques et doivent valider la version finale.
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